Kebijakan Privasi

SANFFEST menghormati privasi peserta dan pengunjung website. Kebijakan ini menjelaskan data yang kami gunakan untuk menyelenggarakan kegiatan, melayani peserta, dan mengelola website SANFFEST, termasuk komunikasi melalui WhatsApp resmi.

1. Pengelola dan Kontak

Penyelenggara SANFFEST bertanggung jawab atas pengelolaan data peserta dalam layanan yang dijelaskan di sini. Untuk pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi, hubungi panitia melalui kanal resmi pada halaman Kontak di https://sanffest.com/kontak. Sebutkan bahwa pesan Anda berkaitan dengan privasi agar dapat diteruskan kepada petugas yang menangani.

Gunakan hanya kontak yang tercantum di website resmi SANFFEST. Kami tidak meminta kata sandi, kode OTP, atau PIN melalui WhatsApp maupun email.

2. Data yang Kami Gunakan

Data yang kami terima bergantung pada layanan yang Anda gunakan:

• Data akun dan pendaftaran, seperti nama, alamat email, informasi pesantren atau tim, kategori kegiatan, serta dokumen persyaratan. Untuk kategori tertentu, formulir dapat meminta identitas dan dokumen pendukung tambahan.
• Data karya, termasuk judul, keterangan karya, tautan video, dan dokumen yang disyaratkan untuk mengikuti kegiatan.
• Data komunikasi, seperti nomor WhatsApp, nama, nomor pendaftaran, isi pertanyaan atau pengaduan, serta lampiran yang Anda sampaikan untuk mendapatkan bantuan.
• Data penggunaan website, seperti jenis peramban dan perangkat, halaman yang dikunjungi, sumber kunjungan, serta informasi teknis untuk menjaga kinerja dan keamanan layanan.

Berikan informasi yang benar dan hanya kirimkan dokumen yang diperlukan. Jika Anda menyampaikan data anggota tim atau orang lain, pastikan Anda berwenang untuk memberikannya.

3. Tujuan dan Dasar Penggunaan Data

Kami menggunakan data untuk mengelola akun, memeriksa persyaratan, memproses pendaftaran dan karya, menyelenggarakan kegiatan, menyampaikan informasi layanan, serta menangani pertanyaan dan pengaduan. Data teknis digunakan untuk menjaga keamanan dan memahami penggunaan website.

Pemrosesan dilakukan berdasarkan dasar yang sesuai dengan tujuannya, termasuk persetujuan Anda, pelaksanaan layanan yang Anda minta, pemenuhan kewajiban hukum, atau kepentingan yang sah dengan tetap memperhatikan hak Anda. Jika suatu pemrosesan memerlukan persetujuan, persetujuan tersebut harus diberikan secara khusus; kebijakan ini tidak menggantikannya.

Penggunaan layanan atau pengiriman pertanyaan melalui WhatsApp bukan persetujuan untuk menerima pesan promosi. Pesan promosi memerlukan persetujuan tersendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pemrosesan data anak memerlukan persetujuan orang tua atau wali sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Orang tua atau wali dapat menghubungi panitia untuk pertanyaan atau permintaan terkait data anak.

4. Analitik Website

Jika diaktifkan, website menggunakan PostHog untuk menghitung pengunjung, mengetahui sumber kunjungan dari media sosial atau kampanye, serta memahami proses pendaftaran dan pengiriman karya. Pengenal yang digunakan berupa kode acak pada peramban dan tidak dihubungkan oleh sistem analitik ini dengan nama, email, atau akun peserta.

Data analitik mencakup jenis perangkat dan peramban, ukuran layar, nama halaman, sumber dan label kampanye, serta kinerja website. Alamat halaman disederhanakan sebelum dikirim. Isi formulir, dokumen, percakapan, dan token akses pada tautan tidak disertakan.

Saat halaman terlihat di layar, website dapat mengirim penanda aktivitas setiap 30 detik untuk memperkirakan jumlah pengunjung aktif. Kami tidak menggunakan fitur perekaman layar, pembuatan profil individu, atau penentuan lokasi berdasarkan alamat IP. Gangguan website hanya dihitung menurut jenisnya secara umum, tanpa rincian pesan kesalahan.

Pengenal analitik disimpan pada peramban. Informasi sumber kunjungan disimpan selama sesi tab. Anda dapat menonaktifkan analitik melalui tombol “Nonaktifkan analitik” ketika fitur ini tersedia. Website juga mengikuti pengaturan Do Not Track dan Global Privacy Control. Menghapus penyimpanan peramban dapat menghapus pilihan tersebut.

Data analitik dikirim ke layanan PostHog di wilayah Uni Eropa. Pengiriman ini melibatkan koneksi jaringan ke penyedia layanan.

5. Akses dan Penyedia Layanan

Akses terhadap data peserta dibatasi sesuai dengan tugas dan kewenangan petugas. Kami dapat menggunakan penyedia hosting, email, penyimpanan, analitik, dan komunikasi untuk menjalankan layanan. Data yang diproses melalui penyedia tersebut disesuaikan dengan fungsi layanannya.

Komunikasi melalui WhatsApp juga melibatkan pemrosesan oleh WhatsApp atau Meta berdasarkan ketentuan dan kebijakan mereka. Salinan percakapan dapat tetap berada pada perangkat pengirim atau penerima di luar kendali SANFFEST.

Penggunaan penyedia layanan dapat melibatkan pemrosesan data di luar Indonesia. Pemrosesan dan pemindahan data tersebut tunduk pada ketentuan pelindungan data pribadi yang berlaku. Data juga dapat diberikan kepada pihak yang berwenang apabila diwajibkan oleh hukum.

6. Penyimpanan dan Keamanan

Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan pengumpulannya, termasuk pelaksanaan kegiatan, pelayanan peserta, penyelesaian pengaduan, dan pemenuhan kewajiban hukum. Lamanya penyimpanan bergantung pada jenis data dan tujuan penggunaannya. Data yang tidak lagi diperlukan harus dihapus atau dibuat tidak dapat dikaitkan dengan pemiliknya, kecuali terdapat dasar yang sah untuk menyimpannya lebih lama.

Penghapusan dari sistem aktif tidak selalu langsung menghapus salinan cadangan. Salinan tersebut mengikuti siklus penyimpanan cadangan dan tetap harus dilindungi selama masih tersimpan.

Kami membatasi akses terhadap data dan dokumen peserta sesuai dengan kewenangan pengguna dan kepemilikan akun. Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas dari risiko. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, penanganan dan pemberitahuan dilakukan sesuai dengan kewajiban hukum yang berlaku.

7. Hak dan Permintaan Anda

Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Anda dapat meminta informasi mengenai pemrosesan data, mengakses dan memperbaiki data, meminta penghapusan atau penghentian pemrosesan, serta menarik persetujuan yang telah diberikan. Hak lainnya tetap berlaku sebagaimana diatur dalam peraturan pelindungan data pribadi.

Sampaikan permintaan melalui kanal resmi pada https://sanffest.com/kontak dengan menjelaskan layanan yang digunakan dan permintaan Anda. Kami dapat meminta informasi yang diperlukan untuk memverifikasi identitas atau kewenangan pemohon. Jangan menyertakan kata sandi, OTP, atau PIN.

Permintaan ditangani sesuai dengan ketentuan dan batas waktu yang berlaku. Apabila terdapat kewajiban hukum atau alasan yang sah untuk mempertahankan sebagian data, alasan tersebut perlu dijelaskan kepada pemohon. Penarikan persetujuan tidak membatalkan pemrosesan yang telah dilakukan secara sah sebelumnya dan dapat memengaruhi layanan yang memerlukan data tersebut.

8. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui apabila terdapat perubahan layanan atau ketentuan hukum. Naskah terbaru tersedia pada halaman ini, dengan tanggal pembaruan yang tercantum di bagian atas. Perubahan yang memerlukan pemberitahuan atau persetujuan baru ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.